Videokonferenzen sind gekommen, um zu bleiben. Sie ermöglichen einen effizienten, flexiblen und kostensparenden Austausch – firmenintern sowie mit dem Kunden.
Doch ein paar Fallstricke lauern in unserer schönen neuen digitalen Konfi-Welt.
Deswegen aufgepasst: So gelingt die Videokonferenz mit dem Kunden und wird zum Aushängeschild für Ihr Projekt.
Die fünf Faktoren
Zu einer souveränen Kunden-Videokonferenz gehört mehr, als nur im Homeoffice darauf zu achten, dass das Kunstwerk des Erstgeborenen nicht im Hintergrund an der Pinnwand hängt. Oder dass alle Teilnehmer einer größeren Runde auf dem Bildschirm zu sehen sind. Insgesamt spielen fünf Faktoren zusammen, die aus einer holprigen „Du bist noch auf ‚stumm‘“-Runde einen professionellen Kommunikationserfolg machen:
- Der Moderator
- Das Set-up
- Die Spielregeln
- Das Meeting
- Die Nachbereitung
Oder um es mit Content Fleet zu sagen: Performance ist die Summe aller Teile.
Der Moderator
Dem Moderator kommt in einer Videokonferenz die gleiche Rolle zu wie in einem persönlichen Meeting. Er koordiniert die Vorbereitung, führt durch die Agenda, steuert die Diskussion und ist zentraler Ansprechpartner für den Kunden. Allerdings ergeben sich aus dem virtuellen Austausch einige Anforderungen, die von einer analogen Konferenz abweichen.
Langsam sprechen: Da die Möglichkeiten zur nonverbalen Kommunikation in einem digitalen Konferenzraum eingeschränkt sind, ist es noch wichtiger als sonst, ein gemäßigtes Sprechtempo anzuschlagen, dem alle Teilnehmer gut folgen können. Tipp: Schnellsprecher können einen kleinen Testlauf mit Kollegen durchführen, um sich an das ungewohnte Tempo zu gewöhnen und Feedback zu erhalten.
Erhöhte Aufmerksamkeit: Im direkten Gespräch ist es für einen geübten Moderator meist unproblematisch, Stimmungen einzufangen. Videokonferenzen finden jedoch unter erschwerten Bedingungen statt. Teilnehmer sind gemutet oder verstehen sich eher als Zuhörer, mitunter werden sogar Kameras ausgeschaltet. Deswegen ist es ratsam, sich als Moderator regelmäßig rückzuversichern, dass alle noch thematisch an Bord sind, und zu Wort- oder Meinungsbeiträgen anzuregen.
Starke Mimik und Gesten vermeiden: Durch das Fehlen von Tiefe und Größe sowie optischer Bezugspunkte eines realen Meetingraums können ausladende Gesten oder eine ausgeprägte Mimik in einer Videokonferenz hektisch, künstlich und übertrieben wirken. Agiert der Moderator hingegen minimalistisch, strahlt er Ruhe und Souveränität aus.
Die richtige Kleidung: Kleingemusterte Kleidung und kräftige, helle Farben erzeugen auf den Bildschirmen der Konferenzteilnehmer unter Umständen Farbinterferenzen. Dann fangen die Punkte auf dem Hemd des Moderators an, Schlieren zu ziehen oder das Bild wird unscharf. Gedeckte Farben oder Pastelltöne sowie einfarbige Stoffe helfen, diese unnötige Ablenkung zu vermeiden.
Das Set-up
Mit einer guten Vorbereitung wird die Videokonferenz mit dem Kunden fast zum Selbstläufer. Das Set-up sollte dafür in zwei Phasen unterteilt werden:
1. Die Organisation
- Termin mit Agenda sowie gegebenenfalls benötigten Dokumenten einstellen und alle Beteiligten einladen. Je nach Meeting-Tool vor dem Versenden checken, ob der Link beziehungsweise die Zugangsdaten zum digitalen Konferenzraum in der Einladung enthalten sind.
- Für größere Runden oder Workshops empfiehlt es sich, zwei bis drei Konferenzräume zu erstellen, falls Arbeit in kleineren Gruppen anfällt. In der Agenda Haupt- und Nebenkonferenzräume samt Links oder Zugangsdaten erklären.
- Konferenzmaterialien wie PowerPoint-Präsentationen rechtzeitig vorab erstellen. Eine gut formatierte Protokollvorlage sollte selbstverständlich sein.
2. Vor dem Meeting
- Neutraler Hintergrund: Bei Videokonferenzen mit Kunden sollte der Hintergrund ruhig, hell und frei von Elementen sein, die ablenken können. Tipp: Einen besonders professionellen Eindruck machen gelayoutete Hintergrundbilder mit Firmenlogo, die bei Tools wie Zoom oder Google Meet eingeblendet werden können.
- Die Ausrichtung der Kamera hängt davon ab, wie viele Personen von einem Computer aus teilnehmen. Sitzt man allein vor dem Laptop, sollte die Kamera den gesamten Kopf und Hals sowie die Schulterpartie erfassen. Mit einem leicht nach vorn gekippten Bildschirm und einem Abstand von etwa 40 Zentimetern zwischen Teilnehmer und Rechner lässt sich eine Vogelperspektive simulieren, die Tiefe erzeugt und dreidimensionaler wirkt als eine rein frontale Kameraausrichtung. Nehmen mehrere Personen über eine Kamera teil, sollte diese zusätzlich erhöht und weiter entfernt aufgestellt werden. Auf diese Weise passen alle Teilnehmer ins Bild.
- Für den Ton am besten ein externes und leistungsstarkes Mikrofon verwenden, das alle Stimmen einfängt, besonders, wenn mehrere Personen in einem Raum sitzen, um an einer Videokonferenz teilzunehmen.
- Einen Verantwortlichen für das Protokoll bestimmen, damit der Moderator sich auf das Meeting konzentrieren kann.
- Mindestens 15 Minuten vorher das technische Set-up checken und anschließend den digitalen Konferenzraum betreten.
Die Spielregeln
Die Vorbereitungen sind abgeschlossen, die Videokonferenz kann beginnen. Gerade, wenn der virtuelle Meetingraum gut gefüllt ist, lohnt es sich, mit allen Teilnehmern vorab einige Spielregeln festzulegen, damit kein wichtiger Beitrag untergeht:
- Nur derjenige, der gerade spricht, hat das Mikro eingeschaltet. Nach einer Wortmeldung sollte wieder gemutet werden.
- Bei einer großen Runde: vereinbaren, wie Zwischenmeldungen gehandhabt werden. Die gängigen Videokonferenz-Tools haben meist eine Option, virtuell die Hand zu heben. Der Moderator kann daraufhin das Wort erteilen. Eine weitere gute Möglichkeit, Fragen zu stellen oder Anmerkungen zu machen, ist die Chat-Funktion.
Für den Moderator sollte darüber hinaus gelten, dass seine Kamera stets eingeschaltet ist.
Das Meeting
Bevor der Moderator startet, ist es für alle Teilnehmer angenehm, wenn es etwas Zeit gibt, um auch mental in der Videokonferenz anzukommen. Ein bisschen Small Talk lockert die Stimmung und trägt zum besseren Kennenlernen bei. Dazu bieten sich unter Umständen und abhängig vom Kunden kurze Aufwärmspielchen an, die zum persönlichen Austausch anregen können. Zum Beispiel:
- „Welches Lied hast du zuletzt gehört? “
- „Was war dein erstes Konzert? “
- „Wenn die Sonne scheint, dann mache ich …“
- „Mein Highlight heute Morgen/gestern Abend/im letzten Urlaub war...“
Nach dem Warm-up sollte der Moderator bei der Durchführung der Videokonferenz folgende Punkte beachten:
- Zum Start der Präsentation noch einmal die Agenda vorstellen. Außerdem: Im Laufe des Meetings immer wieder darauf verweisen, an welchem Punkt der Agenda sich die Diskussion gerade befindet; ggf. Mini-Recap, bevor es mit einem neuen Thema weitergeht.
- Moderation wie gewohnt, wenn auch etwas langsamer; öfter als sonst nachhaken, ob Fragen aufgekommen sind oder jemand sich einbringen möchte.
- Werden Dokumente auf dem Bildschirm geteilt, auf eine lesbare Schriftgröße achten bzw. ausreichend weit ins Dokument hineinzoomen.
- Handelt es sich um ein langes Meeting oder einen Workshop, empfiehlt sich eine zeitweilige Teilung der Teilnehmer in kleinere Arbeitsgruppen.
- Vor Ende der Videokonferenz Next Steps definieren.
Die Nachbereitung
Nach der erfolgreich verlaufenen Videokonferenz fehlen nur noch ein paar letzte Handgriffe, um den Termin professionell abzuschließen:
- Präsentation, Dokumente und Arbeitsmaterialien verschicken
- Protokoll verschicken
- Next Steps fixieren
Damit schließt sich der Kreis der fünf Erfolgsfaktoren für Videokonferenzen mit dem Kunden und kann von Neuem starten. Denn: Nach dem Call ist vor dem Call.
