Die Arbeit im Homeoffice treibt derzeit viele Unternehmen an, sich digital weiterzuentwickeln. Beim Thema Kommunikation hat sich vor allem ein Mittel durchgesetzt: die Videokonferenz. Sie ermöglicht trotz Distanz das tägliche Redaktionsmeeting und ersetzt zeitlich aufwendige und kostenintensive Dienstreisen, die aufgrund des weltweit stark reduzierten Flugverkehrs ohnehin schwer möglich sind.
Der Austausch über Zeitzonen hinweg ist dabei meist die größte Herausforderung bei Videokonferenzen. Ansonsten sitzen die Teilnehmer bequem in ihrem Homeoffice und klinken sich per Mausklick in Konferenzen mit bis zu 1.000 Teilnehmern ein, präsentieren ihre Themen oder Konstruktionszeichnungen und stimmen über entscheidende Schritte ab.
Google Meet, Skype, Microsoft Teams, WhatsApp und Zoom heißen die Platzhirsche unter den digitalen Konferenztools. Welches eignet sich für wen?
Google Meet
In der Free-Version von Google Meet können bis zu 100 Personen an Video- und Telefonkonferenzen teilnehmen, in der G-Suite-Variante (ab 4,68 Euro monatlich) sogar bis zu 250. Die Erstellung einer Google-Meet-Konferenz ist denkbar einfach, wenn Ersteller und Teilnehmer den Google Kalender nutzen. Bei der Erstellung eines Termins versendet das System auch automatisch einen Google-Meet-Link, den die Teilnehmer lediglich anklicken müssen. Die Nutzer können jederzeit wählen, ob sie ihre Kamera und ihr Mikrofon ein- oder ausschalten. Google Meet zeigt bis zu 16 Teilnehmer in einer Kachelansicht an.
Technische Voraussetzungen
Google Meet ist über die Browser Chrome, Edge, Firefox und Safari nutzbar. Außerdem stehen Apps für iOS und Android zur Verfügung.
Vorteile
Google Meet verfügt über eine Beitrittssperre für Nichtgeladene. Wer nicht zu dem Termin eingeladen wurde, kein Google-Konto hat oder nicht der teilnehmenden Organisation angehört, muss eine Beitrittsanfrage stellen. Die Teilnahme ist auch per Telefoneinwahl möglich, wenn der Ersteller diese Funktion aktiviert hat. Die Einwahlnummer wird automatisch mit dem Termin versendet. Darüber hinaus bietet Google Meet eine Chatfunktion sowie das Teilen des eigenen Bildschirms mit den anderen Teilnehmern.
Nachteile
Ab Oktober 2020 limitiert Google die Konferenzzeit auf 60 Minuten pro Meeting; für die Teilnahme per Telefon fallen reguläre Telefonkosten an. Das kann bei internationalen Meetings ordentlich ins Geld gehen. Darüber hinaus stehen viele Funktionen wie das Aufzeichnen der Videokonferenz nur für Nutzer der kostenpflichtigen G-Suite zur Verfügung.
Zielgruppe
Unternehmen; kleine bis mittelgroße Teams; Privatanwender.
Microsoft Teams
Mit Microsoft Teams können Gruppen kollaborativ agieren, auf einfachem Weg Dateien und Ordner austauschen, Dokumente gemeinsam in Echtzeit bearbeiten, miteinander chatten und vieles mehr. Eine weitere Funktion ist das Video-Meeting für bis zu 250 Teilnehmer. Sogar Liveveranstaltungen wie Mitarbeiterversammlungen, Webinare und Präsentationen mit bis zu 10.000 Teilnehmern sind möglich. Bis Ende 2020 bietet Microsoft sein Teams kostenlos an. Danach ist es ausschließlich in einem der Microsoft-365-Pakete enthalten (ab 4,20 Euro/Monat). Die Terminplanung einer Videokonferenz über den Teams-Kalender ist genauso einfach wie bei Google Meet. Auch hier können die Nutzer jederzeit ihre Kamera und ihr Mikrofon deaktivieren; die Teilnehmer werden in einer Kachelansicht angezeigt.
Technische Voraussetzungen
Über die Browser Chrome und Edge läuft Microsoft Teams einwandfrei. Nutzer von Explorer 11, Firefox und Safari müssen Einschränkungen bei einigen Funktionen hinnehmen. Microsoft stellt Apps für Android und iOS zur Verfügung.
Vorteile
Die umfangreiche Architektur ermöglicht viele Schnittstellen zu anderen Microsoft-365-Programmen. Innerhalb der Videokonferenz bietet Teams eine Chatfunktion an. In diese Chats können auch Bots integriert werden. Teilnehmer können jede Videokonferenz aufzeichnen. Wie bei Google Meet, Skype und Zoom kann der eigene Bildschirm beispielsweise für Präsentationen mit anderen Teilnehmern geteilt werden. Besonderheit: Bei Audiokonferenzen kann der Ersteller eine gebührenfreie Telefonnummer hinterlegen. Anerkannte Hochschulen, Schüler/Studenten/Lehrkräfte und gemeinnützige Organisationen können Teams kostenfrei nutzen.
Nachteile
Ab 2021 ist die Nutzung nur noch kostenpflichtig im Abo möglich. Die aktuellen Gratisversionen sollen laut „Süddeutscher Zeitung“ Nutzerdaten an Werbenetzwerke von Adobe und Google übertragen.
Zielgruppe
Unternehmen; größere Teams; Microsoft-365-Abonennten.
Skype
Skype wurde 2003 als internetbasierter Instant-Messaging-Dienst eingeführt und gehört seit 2011 zu Microsoft. Über Skype können Nutzer kostenlos telefonieren, auch Videokonferenzen mit bis zu 50 Personen ermöglicht Skype. Chatten und das Teilen von Präsentationen mit den anderen Konferenzteilnehmern gehören ebenfalls zum Funktionsumfang von Skype. Auch das Planen von Videokonferenzen per Kalender ist möglich.
Technische Voraussetzungen
Die Nutzung von Skype über einen Browser klappt nur mit Edge oder Chrome. Allerdings nur auf Desktopgeräten und Notebooks. Fans anderer Browser gucken in die Röhre. Für die hat Mutter Microsoft Desktop-Apps für Android, Linux, Mac und Windows entwickelt. Für die Smartphone-Betriebssysteme Android und iOS stehen ebenfalls Apps bereit.
Vorteile
Für Videokonferenzen gibt es kein Zeitlimit. Ein Klick und Skype zeichnet die Audio- und Videokonferenz auf. Teilnehmer können die Aufzeichnung 30 Tage lang abrufen. Die Einwahl per Telefon in eine Konferenz ist problemlos möglich. Dazu stellt Skype Einwahlnummer und Konferenz-ID zur Verfügung.
Nachteile
Das Fraunhofer-Institut für Eingebettete Systeme und Kommunikationstechnik (ESK) in München rät von der Verwendung von Skype ab, falls sicherheitskritische und unternehmensrelevante Informationen übermittelt werden sollen. Gleiches gilt allerdings auch für klassische unverschlüsselte Telefonate. Die Telefoneinwahl in Konferenzen ist nur über kostenpflichtiges Skype-Guthaben möglich.
Zielgruppe
Kleinere Unternehmen, Vereine, Privatpersonen.
Der 2009 gegründete Instant-Messaging-Dienst gehört seit 2014 zum Facebook-Universum. Rund zwei Milliarden Menschen weltweit nutzen WhatsApp. Der Dienst erlaubt Videogruppenanrufe für bis zu 8 Personen, aktuell wegen der Corona-Pandemie für bis zu 16 Personen.
Technische Voraussetzungen
WhatsApp ist für Smartphones entwickelt worden. Es gibt Apps für Android und iOS. Die Nutzung von WhatsApp über einen Browser (Chrome, Edge, Firefox, Safari) klappt ebenfalls, muss aber vom Nutzer über einen QR-Code freigeschaltet werden. Videoanrufe sind damit allerdings nicht möglich.
Vorteile
Der große Vorteil von WhatsApp ist die kinderleichte Bedienung der jeweiligen Smartphone-App. Einfach den gewünschten Teilnehmer aus der Kontaktliste suchen, Videoanruf starten und weitere Teilnehmer nacheinander dazuholen. Wie alle Funktionen bei WhatsApp sind auch diese Videokonferenzen kostenlos. Es gibt kein Zeitlimit.
Nachteile
Videoanrufe sind bei WhatsApp auf 16 Teilnehmer begrenzt. Es gibt keine Möglichkeit, den Bildschirm zu teilen. Zusammen eine Präsentation durchzugehen, ist mit WhatsApp nicht machbar. Videokonferenzen können auch nicht aufgezeichnet werden. Die Anrufe werden nicht sicher verschlüsselt, und WhatsApp greift auf Daten der Nutzer zu, beispielsweise auf die Adressbücher. Aus offen liegenden Metadaten lässt sich ablesen, wer mit wem wann und wie lange kommuniziert hat. Der deutsche Bundesdatenschutzbeauftragte Ulrich Kelber sieht die Nutzung von WhatsApp „kritisch“, und bemängelt, dass Metadaten von WhatsApp an Facebook weitergeleitet werden.
Zielgruppe
Privatpersonen.
Zoom
Zoom Meetings wurde 2013 veröffentlicht. Mit diesem Dienst können bis zu 1.000 Nutzer mit PC, Telefon oder Smartphone-App an Videokonferenzen teilnehmen. Die kostenlose Version erlaubt bis zu 100 Teilnehmer. Allerdings ist die Dauer pro Konferenz bei mehr als zwei Teilnehmern auf 40 Minuten begrenzt. Im Premium-Paket (13,99 Euro/Monat) wird das Zeitlimit auf 24 Stunden angehoben, Aufzeichnungen sind möglich. Bei den Business- und Enterprise-Paketen (jeweils 18,99 Euro) entfällt das Zeitlimit und es sind bis zu 1.000 Teilnehmer möglich. Im Webinar-Paket (37 Euro) können User Events und Online-Workshops für bis zu 10.000 Teilnehmer organisieren.
Technische Voraussetzungen
Zoom kann auf Desktop-Geräten mit Windows oder Mac genutzt werden. Ebenso stehen Apps für Android- und iOS-Smartphones zur Verfügung.
Vorteile
Zoom verspricht hochauflösende Videokonferenzen in HD-Qualität. Wie bei Google Meet, Skype und Teams sind das Teilen von Bildschirminhalten und das Chatten unter den Teilnehmern einer Videokonferenz kein Problem. Eine Registrierung für die bloße Meeting-Teilnahme ist nicht nötig – ein Plus beispielsweise bei der Übertragung von Events. Mit der „Attention-Tracking“-Funktion kann der Organisator verfolgen, ob die Teilnehmer das Zoom-Fenster auf ihrem Bildschirm im Vordergrund geöffnet haben oder in den Browser oder ein anderes Programm wechseln. Und somit der Konferenz nicht mehr richtig folgen.
Nachteile
In der Vergangenheit stand Zoom in der Kritik, weil Unbefugte auf Nutzerdaten zugreifen konnten. Das Problem ist mittlerweile behoben. Durch ein weiteres Sicherheitsleck können nicht autorisierte Personen auf Kameras und Mikrofone zugreifen. Und Zoom sammelt alle Daten (Videos, Transkripte, Notizen) für Werbezwecke. Für die Telefoneinwahl fallen reguläre Telefonkosten an.
Zielgruppe
Unternehmen; große bis sehr große Teams; Personen, die Webinare abhalten; Businessanwender.
ÜBER UNSERE AUTOREN:
Unsere Mitarbeitenden Katrin Rieland und Carsten Paulun arbeiten wie viele andere seit März 2020 im Homeoffice. Die Kommunikation mit Kollegen und Kunden wird deshalb nicht weniger. Statt auf persönlichen Kontakt setzen beide verstärkt aufs Telefon. Möchten sie sich aber mit anderen auch über Präsentationen und andere Dateien austauschen, greifen sie zu digitalen Konferenztools wie Google Meet, Skype, Microsoft Teams, WhatsApp oder Zoom. Dabei haben sie im Laufe der Monate jede Menge Erfahrungen gesammelt.
